輕鬆圖解一看就懂的Notion 同步區塊
輕鬆圖解一看就懂的Notion 同步區塊

內容大綱

你曾經有想過把一個 Notion 頁面嵌入到另一個頁面中嗎?2021 年 6 月官方推出 2.1.1 版本,推出了 Synced Block 重要功能,可以讓你同步區塊!

1-Notion教學:官方範例Synced-Block

Notion 同步區塊是什麼

Notion 在 2021 年 6 月推出 Synced Blocks 功能,目前還是 Beta 測試階段中,不過指日可待成為正式版,Synced Block 可以幫助大家更節省時間

Synced Block 又稱同步區塊,目的是讓同一份資料能同步更新,減少複製貼上後導致資料版本不同,東一塊西一塊的。

在 Page1 貼上內容,再到 Page2 貼內容,貼上時會出現小選單選擇 「Paste & sync」,你的內容便會一起同步了

讓我用下圖示範 Notion 新功能「Synced Block」到底是什麼?

2-Notion教學:同步區塊範例

Synced Blocks 如何操作

這裡附上官方提供的教學影片,也可以看我下面分析的三種步驟來做同步區塊

作法一:複製貼上

先選一段內容按下 Cmd/Ctrl + C 複製內容,再到另外頁面貼上,並選擇 Paste and Sync

5-Notion教學:複製貼上-1

到另一個頁面貼上,貼上時會出現選單,請選擇需要 Paste and sync,便會自動建立同步區塊

6-Notion教學:複製貼上-2

作法二:建立同步區塊

  1. 直接新建 Synced Block 再做操作

輸入 /synced block 會跑出小選單,選擇 Synced Block 區塊,接著這一段落都將是同步區塊,你可以打出幾個句子、段落,接著再挪到你也希望一起同步的頁面

7-Notion教學:小選單Synced-Block

做法三:將已有的 Block 區塊變成 Synced Block

將你想要變成同步區塊(Synced Block)選取,滑鼠移到左邊出現六個黑色小點,選擇 Turn into Synced Block 即可,接下來就是將此 Block 貼到你想要同步的頁面

8-Notion教學:做法三變成SyncedBlock

Synced Blocks 實際應用

現在來談談同步區塊可以如何實際應用,下面會舉幾個例子

團隊制訂 OKR

一個協作團隊使用 Notion,常常少不了 OKR 目標,也會做會議記錄,這些都很適合做同步區塊(Synced Block)運作

OKR簡單來是目標,目標(Objective )和關鍵成果(Key Result)

OKR = Objective + Key Result

在團隊主頁(Home Page)貼上 OKR 團隊目標、每週會議紀錄,當你在一處改變 KPI指標(OKR目標)、會議記錄時,所有其他同步區塊都會自動更新

個人網站或履歷

你有用過 Notion 當履歷表或是個人網站過嗎?履歷表、個人網站都免不了有個人聯絡資訊或是社交媒體的網址,像是你的姓名、電話、Email、Facebook、Instagram

履歷或是個人網站都非常適合做同步區塊(Synced Block),如果你更改聯絡方式,同步區塊也能夠確保你不用再一次跑那麼多頁去做更新

公司介紹頁

利用 Notion 來做公司介紹頁,公司價值觀、座右銘也非常適合做同步區塊,如果有任何調整,你也只需要做一次,即可同步所有使用到區塊的地方

公告、導航列、頁首、頁尾

如果你的 Notion 是共享給他人的,像是公告、導航列、頁首、頁尾,也非常適合替換同步區塊

總結上述的應用範例,你可以發現大部分可以運用在同步區塊的案例都是「容易更改的資訊卻要每個地方都需要放上」,像是 Logo、個人頭像、聯絡方式、座右銘等等

設計思源

官方設計 Synced Blocks 做過一系列的迭代處理,可以參考此篇 Notion 官方釋出的文章:Designing Synced Blocks

Synced Block 對於 Notion 來說是新功能,但其實帕羅奧多研究中心 (Xerox PARC)的 Larry Tesler 早已先提出這個想法,在一個頁面複製 Blocks 接著貼到另一個頁面中。

我們常在不同的地方建立相同的內容,也很熟悉電腦的複製貼上功能,複製貼上帶給我們方便,但同時也是一種痛苦,代表很多地方也必須跟著改動,常常花了大量時間。

於是 Notion 希望在句子、段落來保持這種雙向連動概念,並提示你有哪些頁面也正在同步這些段落內容,希望以最簡單一看就懂的方式,讓你知道要怎麼操作,就像 Apple 蘋果設計的 iPhone 理念一樣,不夠直覺就不符合蘋果精神,直覺式的操作讓你更順手,沒有繁雜的功能。

Notion 還沒有開放 Synced Blocks 同步區塊之前,我們都是用頁面的連結 Link to page 來達到快速跳轉到其他頁面,或是運用 Created linked database 連結一個已經建立的資料庫來運用

9-Notion教學:LinkToPage
10-Notion教學:連結資料庫

有 Synced Blocks 之後便可以針對段落、文字來做同步處理,更簡單也直覺。

直到現在 2021年7月 Notion 推出的 Synced Block Beta 版本,還會再做更改,Notion官方也相信:Notion 非常自由靈活,每個公司企業或是個人可以藉由 Notion 來處理他們的問題,可以讓世界更擅長解決問題,這就是 Notion 的使命

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