Notion 教學:Relation 關聯 &Rollup 歸納
Notion 教學:Relation 關聯 &Rollup 歸納

內容大綱

Notion Relation & Rollup 教學

本篇 Notion 教學將介紹 Notion 的 Rollup & Relation,並搭配實際應用範例,除此之外也會介紹 Rollup 的 16 種屬性,如果你想要更活用 Notion 打造屬於你自己的工作區,符合你的習慣,你更應該要學習 Relation 與 Rollup,在 Notion 裡他們是屬於進階觀念,但任何好用的功能絕對少不了他們喔

什麼是 Rollup & Relation ?

你想要更活用你的 Notion ,就必須要了解 Relation 關聯性、Rollup 擷取資料查找

  • Relation:關聯,建立資料庫的關係,資料庫與資料庫之間的關聯,(你也可以想成人與人之間的連結,只是換成資料庫XD)建立關聯後,就不分你我啦,可以借用別人的欄位
  • Rollup:歸納,簡單來說可以在表 1 顯示表 2 的欄位,還能先加料(套上公式),加總、平均等等,再返回數字

示範 Relation 資料庫關聯

對 Notion 而言,每個表格(Table)都是資料庫,其實在 Notion 操作關聯資料庫,都很像是後端工程師在設計 DB(資料庫)的感覺,只是程式碼變成簡單易懂的 Notion UI 介面操作了!

假設你今天是個襪子店的老闆,你在 Notion 有兩個資料庫,用來管理你的餐飲店

  • 一個用來記錄顧客
  • 一個用來記錄賣出的商品

身為一個想賺更多錢的老闆,你會想知道哪些顧客買了哪些商品,也會想知道哪些商品被哪些顧客買走,這種場景就很適合運用 Notion 的 Relation 關聯

在兩張表格商品顧客 來做範例,當你在顧客資料庫加入售出的產品,這些商品的買家會自動出現在商品資料庫中的顧客欄位裡

Notion教學 Rollup & Relation

示範 Rollup 歸納

假設你依然還是襪子店的老闆,你有顧客、商品兩個資料庫,你非常想知道每個顧客在他們的產品上花了多少錢,這時就會用到 Relation + Rollup 囉!

  • 在顧客表新增欄位「訂購總金額」,Property 選 Rollup
  • 關聯表選商品,並選公式:Sum
Notion 教學:Relation 關聯 &Rollup 歸納,Rollup示範

所有顧客消費總金額

上一個步驟我們在顧客表裡新增了「訂購總金額」,我們可以再去設定「訂購總金額」Rollup 欄位的金額,進而知道所有顧客消費總金額是多少錢,我們將要做「計算加總」

在表格最下方,Calculate(計算)點擊,出現選單,找 Sum(加總),便會計算出所有顧客的訂購總金額。Rollup 屬性必須是 Number 才會出現 Sum 喔

Notion 教學:Relation 關聯 &Rollup 歸納,所有顧客消費總金額

Rollup 歸納類型

Rollup 歸納類型共有 16 種計算方式,下面會逐列說明

下圖是Rollup 類型設定 Show Origin時,顯示關聯屬性本身的欄位。對應下面整理的欄位,選定屬性值表示你選了哪些商品

Notion 教學:Relation 關聯 &Rollup 歸納,ShowOrigin
Show Origin 屬性
  • Show Origin:在欄位中顯示關聯屬性本身的欄位
  • Count All:選定屬性值計算總個數
  • Count Unique Values:選定屬性值計算特殊值的個數
  • Count Empty:選定屬性值為空值時,例如:一個顧客買了一個商品,但該商品沒有價格,而這個商品被選了,此欄位便會顯示 1
  • Count Not Empty:選定屬性值不是空值,計算出個數
  • Percent Empty :選定屬性值為空值,以百分比顯示
  • Percent Not Empty:選定屬性值不為空值,以百分比計算

當屬性是 Number 時,可另外設定

  • Sum:選定屬性值的加總
  • Average:選定屬性值的平均值
  • Min:選定屬性值的最小值
  • Max:選定屬性值的最大值
  • Range:計算選定屬性值的最大值~最小值範圍(Max – Min)

當屬性是 Date 時,可另外設定

  • Earliest Date:選定屬性值的最早日期或時間
  • Latest Date:選定屬性值的最晚日期或時間
  • Date Range:選定屬性值的起始~結束範圍

總結

透過上面的教學,我們很清楚了解 Relation 關聯、Rollup 歸納怎麼使用,這裡再幫大家重新複習一次

  • 使用 Rollup前,必須先設定好 Relation 關聯
  • Relation 是關聯,可以在 A 表格上顯示 B 表格的欄位
  • Rollup 是歸納,在 B 表裡可以拿 A 表的欄位做計算

當然,Relation與 Rollup 的組合讓他們還能擦出火花,如果你在 Realtion + Rollup 有發現不錯的應用方式,也可以在下方留言跟我分享喔!

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